givve® Business Portal

Verwaltung Ihrer givve® Cards im neuen givve® Card Business Portal

Übersicht Anleitung

Die wichtigsten Vorgänge und neuen Features des givve® Card Business Portals haben wir hier für Sie zusammengefasst:

Login
Startseite
Ladeaufträge
Ladedaueraufträge
Kartenübersicht
Kartenbestellung
Rechnungen verwalten
Einstellungen verwalten
Verwaltung mehrerer Kunden (nur für Partner)

Das neue givve® Card Business Portal erreichen Sie unter: b2b.givve.com

Geben Sie Ihre Zugangsdaten (Benutzernamen und Ihr Passwort) ein. Diese werden von givve® nach erfolgter Bestellung an die von Ihnen angegebene E-Mail Adresse versendet. Sollten Sie Ihr Passwort vergessen haben, klicken Sie im Login-Bereich auf "Passwort vergessen".

In den kommenden Wochen steht Ihnen hier auch noch die alte Version zur Verwaltung zur Verfügung. Diese werden wir aber Ende Juni abschalten. Wechseln Sie am besten schon jetzt zur aktuellen Version und profitieren Sie von den neuen Funktionen.

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Startseite

Auf der Startseite des givve® Card Business Portals sehen Sie eine Übersicht aller Karten sowie Ladeaufträge, Kartenbestellungen und Rechnungen, Ihre letzten Aktivitäten sowie die wichtigsten "Quicklinks".

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Ladeaufträge

Ladeauftrag erstellen

Um einen neuen Ladeauftrag zu erstellen, klicken Sie rechts unten auf den Button "+".
Auftrag per CSV-Datei oder manuell anlegen

Sie können den Auftrag per CSV-Datei oder manuell anlegen:
- CSV-Datei: Sie haben die Möglichkeit eine CSV-Datei einzufügen (per drag and drop) oder aus einem Ordner hochzuladen. Wie das genau funktioniert, lesen Sie hier in unseren FAQs.
- Manuell: Möchten Sie den Auftrag manuell anlegen, klicken Sie unten oder oben rechts auf "+ Einträge hinzufügen".
Ausführdatum

Sie können den Ladeauftrag sofort durchführen oder zu einem gewünschten Termin.
Manueller Ladeauftrag

Es öffnet sich ein Fenster indem alle Karten Ihres Unternehmens angezeigt werden. Über die Suchfunktion können Sie nach einer bestimmten Karte suchen (via Token oder Karteninhaber). Wählen Sie eine oder mehrere Karten für Ihre Ladung aus, indem Sie rechts im Kontrollfeld ein Häckchen bei den gewünschten Karten setzen.
Ladebetrag

Tragen Sie im Feld "Betrag in €" den gewünschten Betrag ein und bestätigen Sie den Betrag für die jeweilige/n Karte/n mit dem Button "Karten hinzufügen". Wiederholen Sie dies so oft, bis alle Ladeaufträge für die gewünschten Karten angelegt sind.
Ladeauftrag absenden

Senden Sie den Ladeauftrag über den Button "Ladeauftrag absenden" ab. Bitte beachten Sie, dass die Ausführung eines Ladeauftrags nach der Bezahlung erfolgt.

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Ladedaueraufträge

Ladedauerauftrag erstellen

Um einen neuen monatlichen Ladedauerauftrag zu erstellen, klicken Sie rechts unten auf den Button "+". Ladedaueraufträge sind aktuell nur auf monatlicher Basis möglich.
Turnus wählen

Wählen Sie Ihren Turnus, an welchem Tag im Monat die Karten beladen werden sollen.
Auftrag per CSV-Datei oder manuell

Sie können den Auftrag per CSV-Datei oder manuell eingeben
- CSV Datei: Sie haben die Möglichkeit eine CSV-Datei einzufügen (per drag and drop) oder aus einem Ordner hochzuladen. Wie das genau funktioniert, lesen Sie hier in unseren FAQs.
- Manuell: Möchten Sie den Auftrag manuell anlegen, klicken Sie unten oder oben rechts auf "+ Einträge hinzufügen".
Manueller Ladeauftrag

Es öffnet sich ein Fenster indem alle Karten Ihres Unternehmens angezeigt werden. Über die Suchfunktion können Sie nach einer bestimmten Karte suchen (via Token oder Karteninhaber). Wählen Sie eine oder mehrere Karten für Ihre Ladung aus, indem Sie rechts im Kontrollfeld ein Häckchen bei den gewünschten Karten setzen.
Ladebetrag

Tragen Sie im Feld "Betrag in €" den gewünschten Betrag ein und bestätigen Sie den Betrag für die jeweilige/n Karte/n mit dem Button "Karten hinzufügen". Wiederholen Sie dies so oft Sie möchten, bis alle Ladeaufträge für die gewünschten Karten angelegt sind.
Ladedauerauftrag ist bereits aktiv

Sobald Sie den Ladedauerauftrag angelegt haben ist dieser aktiv. Sie müssen ihn nicht mehr bestätigen. Sie können den Ladedauerauftrag natürlich jederzeit pausieren oder löschen. Bitte beachten Sie, dass die Ausführung eines Ladedauerauftrags nach der Bezahlung erfolgt.

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Kartenübersicht

Rechts oben in der Einzel-Kartenübersicht finden Sie diverse Symbole, mit denen Sie die angezeigte Karte schnell und unkompliziert bearbeiten können:

Karte ausblenden

Sie wollen Karten temporär ausblenden, z.B. weil Ihr/e MitarbeiterIn in Elternzeit ist oder zeitweise nicht aktiv? Ausgeblendete Karten werden nicht angezeigt und werden bei Ladeaufträgen damit nicht berücksichtigt. Solange Karten ausgeblendet sind, können diese nicht beladen werden. Ihr/e MitarbeiterIn ist zurück? Dann lassen sich die Karten über die Suchfunktion ganz einfach wieder einblenden.

Karte sperren

Ihr/e MitabeiterIn hat das Unternehmen verlassen oder die Karte verloren? Dann können Sie hier ganz einfach die Karte sperren. Bitte beachten Sie, dass der Vorgang nur über den Kundenservice rückgängig gemacht werden kann.

Karte defekt

Die Karte Ihr/er MitarbeiterIn ist defekt? Dann können Sie hier kostenpflichtig eine Ersatzkarte mit identischer Kartennummer anfordern. Mit Aktivierung der Ersatzkarte verliert die alte Karte ihre Gültigkeit. Bitte beachten Sie: Dieser Vorgang kann nicht rückgängig gemacht werden. Alle givve® Karten werden erst nach Zahlungseingang produziert.

Karte weg

Ihr/e MitarbeiterIn hat seine/ihre Karte verloren? Dann können Sie hier den Verlust der Karte melden. Die Karte wird umgehend dauerhaft gesperrt und eine neue Karte mit neuer Kartennummer wird kostenpflichtig bestellt. Verfügbares Guthaben wird auf die neue Karte transferiert. Bitte beachten Sie: Dieser Vorgang kann nicht rückgängig gemacht werden. Alle givve® Karten werden erst nach Zahlungseingang produziert.

Karte kündigen

Ihr/e MitarbeiterIn hat das Unternehmen verlassen bzw. benötigt die Karte zukünftig nicht mehr? Dann können Sie die Karte einfach kündigen. Die Karte wird nach Ablauf der Gültigkeit nicht erneuert. Sie kann nicht mehr beladen werden. Das Restguthaben wird nicht entladen. Der Karteninhaber kann weiterhin mit seiner Karte bezahlen, bis das Guthaben aufgebraucht ist. Bitte beachten Sie: Dieser Vorgang kann nicht rückgängig gemacht werden.

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Kartenbestellung

Neue Karte in Auftrag geben

Um eine neue Karte zu bestellen, klicken Sie rechts unten auf den Button "+".
Auftrag per CSV oder Manuell
- CSV-Datei: Sie haben die Möglichkeit eine CSV-Datei einzufügen (per drag and drop) oder aus einem Ordner hochzuladen. Wie das genau funktioniert, lesen Sie hier in unseren FAQs.
- Manuell: Wenn Sie den Auftrag manuell vornehmen möchten, geben Sie unter "Weitere Karten anlegen" die entsprechenden Daten ein. Fügen Sie die Karte über das "+ Karten hinzufügen" zur Liste hinzu. Legen Sie alle gewünschten Karten an.
Karten-Design

Wenn Sie ein eigenes Kartendesign haben, laden Sie es hier hoch. Bitte beachten Sie die unterschiedlichen Preise für eigene Karten-Designs.
Lieferadresse

Sollte Ihre Lieferadresse abweichen, können Sie diese rechts oben bearbeiten.
Übersicht & Bestellung senden

Über den Button "Weiter" gelangen Sie zu einer Übersicht der Kartenbestellug. Dort sehen Sie nochmals die Kartenanzahl und die Versandadresse. Wenn die Bestellung vollständig ist, klicken Sie auf "Kartenbestellung absenden". Sie können im Anschluss alle Details Ihrer Kartenbestellung nochmals einsehen.
Kartenbestellung stornieren

Ihnen ist ein Fehler unterlaufen und Sie möchten Ihre aufgegebene Kartenbestellung stornieren? Gehen Sie in der Menüansicht links auf "Kartenbestellungen" und wählen Sie den entsprechenden Auftrag aus. Rechts oben finden Sie das Papiereimer Symbol, über das Sie die Bestellung stronieren können.

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Rechnungen verwalten

Unter dem Menüpunkt "Rechnungen" können Sie alle Rechnungen und den jeweiligen Status einsehen. Durch Anklicken in der Übersicht können Sie die Details jeder Rechnung ansehen. Die ausgewählte Rechnung kann als PDF heruntergeladen werden. Klicken Sie dafür rechts oben auf "PDF herunterladen".

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Einstellungen verwalten

Einstellungen
Unter dem Menüpunkt Einstellungen können Sie Ihre persönlichen Einstellungen einsehen, Ihre Lieferadresse oder Ihr Passwort anpassen sowie die Gruppe von Händlerkategorien, denen Ihre Karten zugeordnet sind, einsehen und ändern.

Gruppe von Händlerkategorien
Bitte beachten Sie, dass bei einer Änderung der Gruppe Ihre Karten nur noch in der jeweils gewählten Gruppe zum Bezahlen eingesetzt werden können. Hier finden Sie mehr Infos zu den aktuell verfügbaren Gruppen von Händlerkategorien.

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Verwaltung mehrerer Kunden (nur für Partner relevant)

Dashboard
Im Dashboard können Sie die Übersicht Ihres jeweils ausgewählten Kunden einsehen. Den gewünschten Kunden können Sie oben rechts im Dropdown Menü auswählen. Auf der Startseite des givve® Business Portals sehen Sie eine Übersicht aller Karten des ausgewählten Kunden sowie Ladeaufträge, Kartenbestellungen und Rechnungen, Ihre letzten Aktivitäten sowie die wichtigsten "Quicklinks".

Die Suchfunktion und das Anzeigen der Daten von einzelnen Kunden ist übergreifend möglich.

Kundeninfos (unter Rechnungen)
Im Menüpunkt Kundeninfos können Sie die Kundeninformationen des jeweils rechts oben ausgewählten Kunden einsehen.

Lieferadresse ändern
Die Lieferadresse Ihres Kunden können Sie jederzeit rechts in den Einstellungen ändern.

Rechnungsadresse
Die Rechnungsadresse des Kunden können Sie nicht selbst bearbeiten, wenden Sie sich für Änderungen an office@givve.com.

Gruppe von Händlerkategorien
Hier können Sie einstellen, welcher Gruppe von Händlerkategorien die Karten Ihres Kunden zugeordnet werden sollen. Bitte beachten Sie, dass bei einer Änderung der Gruppe die Karten des gewählten Kunden nur noch in der jeweils gewählten Gruppe zum Bezahlen eingesetzt werden können. Hier finden Sie mehr Infos zu den aktuell verfügbaren Gruppen von Händlerkategorien.

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